北京誠棟公益基金會(huì)檔案管理制度
發(fā)布時(shí)間：2024-10-16 11:14:09 瀏覽數(shù)：
第一章 總則
第一條：為了加強(qiáng)北京誠棟公益基金會(huì)（以下簡(jiǎn)稱基金會(huì)）各類文件、文書及重要資料的收集、整理、建檔和保管，切實(shí)提高文書檔案的綜合利用效率，特制定本制度。
第二條：基金會(huì)秘書處辦公室負(fù)責(zé)各類檔案的收集、整理、保管（會(huì)計(jì)檔案除外）。
第三條：基金會(huì)日常工作中應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)各類檔案文件的管理。各類文件除應(yīng)以紙質(zhì)資料存檔保管外，還應(yīng)以電子文件形式進(jìn)行整理和保存?zhèn)浞?。需進(jìn)行網(wǎng)上信息公開的文件資料要及時(shí)按要求進(jìn)行信息公開，接受社會(huì)監(jiān)督，并將所有信息公開資料、內(nèi)容等按時(shí)間、類別進(jìn)行單獨(dú)整理保存。
第二章 檔案歸檔范圍
第四條：基金會(huì)檔案實(shí)行分類管理，包括行政類檔案，合同協(xié)議類檔案，外聯(lián)檔案，項(xiàng)目檔案，證件、資質(zhì)及制度類檔案和志愿者檔案等六大類，基金會(huì)各項(xiàng)資料按類別分別進(jìn)行存檔保管。
第五條：各類檔案具體包括內(nèi)容如下：
（一）行政類：行政檔案包括會(huì)議記錄、培訓(xùn)交流、基金會(huì)發(fā)文、工作簡(jiǎn)報(bào)、基金會(huì)收文、資產(chǎn)物資保管臺(tái)賬等。
（二）合同協(xié)議類：包括捐贈(zèng)協(xié)議、采購協(xié)議、服務(wù)合作類協(xié)議等。
（三）外聯(lián)檔案：包括宣傳冊(cè)/頁/LOGO等設(shè)計(jì)圖、媒體傳播、項(xiàng)目反饋、監(jiān)事理事聯(lián)系表、捐助人聯(lián)系表、合作點(diǎn)/機(jī)構(gòu)/人員聯(lián)系表等。
（四）項(xiàng)目檔案：基金會(huì)組織開展的各公益項(xiàng)目的全部項(xiàng)目資料。包括立項(xiàng)申請(qǐng)書、項(xiàng)目方案、項(xiàng)目過程資料、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目新聞媒體報(bào)導(dǎo)等資料。
（五）證件、資質(zhì)、制度類：證件資質(zhì)包括機(jī)構(gòu)證件、機(jī)構(gòu)資格、年檢報(bào)告、基金會(huì)章程、評(píng)估報(bào)告等；制度類文件包括基金會(huì)制定的各項(xiàng)規(guī)范管理制度。
（六）志愿者檔案類：包括志愿者人員登記表、志愿者服務(wù)記錄、志愿服務(wù)合同或協(xié)議等。
第三章 檔案管理
第六條:秘書處檔案管理人員應(yīng)建立和完善檔案借閱手續(xù)。內(nèi)部借閱，應(yīng)做好借閱登記按時(shí)歸還，無特殊情況不得帶離辦公場(chǎng)所。
第七條：基金會(huì)各類檔案原則上不外借，確需外借時(shí)，必須由借閱人或借閱單位提出申請(qǐng)，經(jīng)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可借出，并及時(shí)歸還。
第八條：基金會(huì)過期檔案或失效檔案的銷毀，應(yīng)由檔案管理人員編制檔案處理清單并提出申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同確認(rèn)無誤后，報(bào)理事會(huì)審批后方可進(jìn)行。任何人不得擅自進(jìn)行基金會(huì)檔案資料的處理、銷毀。
第九條：基金會(huì)各類檔案的保管期限應(yīng)嚴(yán)格按有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。無具體規(guī)定的，應(yīng)視工作需要及相關(guān)主管部門的要求進(jìn)行保管。
第十條：秘書處檔案管理人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案管理工作水平。按照檔案管理制度的要求，及時(shí)做好檔案的收集、整理、更新、分類歸檔等各項(xiàng)工作。
第十一條：秘書處檔案管理人員要熟悉各類檔案的存檔情況，合理有效利用檔案信息，為基金會(huì)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。
第十二條：本規(guī)定由基金會(huì)秘書處負(fù)責(zé)制訂、解釋和修改。
第十條：本制度經(jīng)第三屆理事會(huì)三次會(huì)議通過，自2024年8月19日起執(zhí)行。2015年制定的《北京誠棟公益基金會(huì)檔案管理制度》同時(shí)廢止。
附表：（一）《北京誠棟公益基金會(huì)檔案分類目錄》
（二）《北京誠棟公益基金會(huì)存檔案卷目錄索引》
