北京誠(chéng)棟公益基金會(huì)會(huì)計(jì)檔案管理制度
發(fā)布時(shí)間：2024-10-16 11:12:32 瀏覽數(shù)：
為加強(qiáng)北京誠(chéng)棟公益基金會(huì)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)基金會(huì)）會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案。根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。
第一條 會(huì)計(jì)檔案的定義
本制度所稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案是指基金會(huì)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映基金會(huì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
第二條 會(huì)計(jì)檔案管理的職責(zé)
財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、編號(hào)整理、保管、調(diào)閱、借閱、銷(xiāo)毀等工作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)，對(duì)于應(yīng)當(dāng)入庫(kù)保管的資料應(yīng)及時(shí)入庫(kù)納入管理。
第三條 會(huì)計(jì)檔案的范圍
(一)會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；
(二)會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；
(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；
(四)其他會(huì)計(jì)資料，包括審計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、投資活動(dòng)專(zhuān)項(xiàng)檔案、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案管理。
第四條 會(huì)計(jì)檔案的裝訂及編號(hào)
會(huì)計(jì)檔案的裝訂：會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。會(huì)計(jì)憑證的裝訂，一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
（一）會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：
（1）摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書(shū)釘、回形針等），對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且避開(kāi)裝訂線(xiàn)，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；
（2）分類(lèi)整理、檢查憑證順序編號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有否齊全。
（二）會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：
（1）裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；
（2）憑證外面要加封面，封面紙用上好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；
（三）會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：
（1）每本封面上填寫(xiě)好憑證日期、憑證冊(cè)數(shù)、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)；
（2）在封面上編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，裝入會(huì)計(jì)檔案盒以便妥善保護(hù)。按編號(hào)順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類(lèi)編號(hào)，以便于調(diào)閱。
第五條 會(huì)計(jì)檔案的保管要求
（一）會(huì)計(jì)檔案室設(shè)立在三樓財(cái)務(wù)檔案室內(nèi)，并備有防火器材。由基金會(huì)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作；
（二）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)放在專(zhuān)用的檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找；
（三）會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲(chóng)蛀鼠咬；
（四）會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；
（五）設(shè)置檔案目錄登記簿、檔案查閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；
（六）會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
第六條 會(huì)計(jì)檔案的保管年限
（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證30年；
（二）銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單10年；
（三）現(xiàn)金和銀行存款日記賬30年；
（四）明細(xì)賬、總賬、輔助賬30年；
（五）固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管10年；
（六）月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括文字分析)10年；
（七）年度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括文字分析)永久；
（八）會(huì)計(jì)檔案移交、保管及銷(xiāo)毀清冊(cè)永久；
（九）主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議永久；
（十）投資活動(dòng)專(zhuān)項(xiàng)檔案20年。
第七條 電子會(huì)計(jì)檔案
（一）財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案的涵義：財(cái)務(wù)信息化檔案指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)、光盤(pán)等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?；饡?huì)財(cái)務(wù)信息化檔案存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤(pán)上，由基金會(huì)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管和定期檢查；
（二）基金會(huì)財(cái)務(wù)信息化檔案存儲(chǔ)內(nèi)容包括用友財(cái)務(wù)軟件備份的程序文件、科目體系、各類(lèi)編碼、記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、電子票據(jù)等數(shù)據(jù)；
（三）財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案每半年進(jìn)行復(fù)制一次，每季度進(jìn)行檢查，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失；
（四）對(duì)財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)；
第八條 會(huì)計(jì)檔案的借閱
（一）財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案， 須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處 ；
（二）基金會(huì)其他人員若因公需要查閱財(cái)務(wù)檔案，須經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方能由檔案管理人員接待查閱；
（三）基金會(huì)以外人員因公需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱財(cái)務(wù)檔案人的工作單位、查閱日期、財(cái)務(wù)檔案名稱(chēng)及查閱理由；
（四）查閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)。也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件,并限期歸還)；
（五）財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案的查閱、外借和拷貝必須經(jīng)本基金會(huì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，重要數(shù)據(jù)必須經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)。重要數(shù)據(jù)是指對(duì)基金會(huì)具有重大影響的數(shù)據(jù)。
第九條會(huì)計(jì)檔案的移交
（一）基金會(huì)會(huì)計(jì)檔案于每個(gè)會(huì)計(jì)年度后移交。移交會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容；
（二）交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),出納應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容與會(huì)計(jì)逐項(xiàng)交接,并由秘書(shū)長(zhǎng)負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章；
（三）電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其原數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受人員應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第十條 會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀
（一）會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)由財(cái)務(wù)部提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)理事會(huì)批準(zhǔn)后方可予以銷(xiāo)毀；
（二）會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由財(cái)務(wù)部保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；
（三）銷(xiāo)毀檔案由財(cái)務(wù)部和行政部共同派員監(jiān)銷(xiāo)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后經(jīng)辦人在“銷(xiāo)毀清冊(cè)”上簽章，注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷(xiāo)情況寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)本基金會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案?jìng)洳椤?br />
第十一條 本制度由基金會(huì)財(cái)務(wù)部制定、解釋和修訂。
第十二條 本制度經(jīng)第三屆理事會(huì)三次會(huì)議通過(guò)，自2024年8月19日起執(zhí)行。
